会社の電話で相手の名前が聞き取れない時の対処法!これでOK!

会社の電話で相手の名前が聞き取れない時の対処法!これでOK!

仕事をする上で電話対応って必須ですよね。

でも、電話を取ったはいいけど相手の名前が聞き取れないってことありませんか?

相手の電波状況が悪かったり、外で電話をかけているのか雑音がうるさかったり、声が遠かったり、めちゃくちゃ滑舌の悪い人だったり・・・。

名前を何度も聞き返すのは失礼かもしれないし、相手を不快な思いにさせたくもないですよね。

電話で相手の名前が聞き取れない時の対処法をご紹介します!


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会社の電話で相手の名前が聞き取れない(汗)

会社に入社したばかりのときって、一番緊張するのが電話対応じゃないですか?

まだ「自分の仕事」っていうものがないし、仕事に慣れるっていう意味でも電話対応を積極的にするように言われたりしません?

でも実は電話対応って、仕事の中でも難しい部類ですよね。

誰からかかってくるか分からないし、用件も出てみないと分からない。

相手の顔が見えない分神経を使ってしまうし、対応によってはクレームに繋がってしまいます。

よく考えてみると、よく新人に電話対応をさせるよなーって思ってしまったり^^;



さて、私も元々電話対応が苦手でした。

転職するたび電話対応は緊張しましたし、最初の難関でもあり慣れるまで苦痛でした。

電話対応が多い会社に就職したとき、電話に出るのが嫌になりすぐ辞めてしまったこともあるんです^^;

勤めていた会社の電話対応には慣れたとしても、転職して別の会社で電話をとると緊張している上、聞きなれない会社名や名前で聞き取れないことも・・・。

上手く相手の名前を聞き取れず、曖昧なまま上司に電話を取り次いでしまい「○○さん?からです」と相手の名前が疑問形になってしまうってこともまあそれなりにありました。

そのことで「何故私は電話対応がうまくできないんだろう」と、酷く落ち込んでしまったことも数えきれないほど。

私みたいに、電話が鳴ると緊張するし、電話対応が嫌で会社に行くのが憂鬱って人も少なくないですよね!?

電話をかけてくる相手が取引先の場合、先方も何度も電話をしている会社なので早口で社名と名前を言うこともあります。

聞き取れず困った時はどうしたらいいんでしょうか。


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会社の電話に出て聞き取れない時はこうする!

私が実際に聞き取れないときにやっていた方法を紹介します!

電波が悪いせいにして聞き取れるまで聞き返す

これは定番といえば定番ですが。

たとえ聞き取れない理由が、相手の活舌の悪さや早口すぎたり、声が小さすぎたりして明らかに相手に非(と言うのは違うかもですが)があるとしても、絶対にそれを伝えるのはNGです。

「すみません、お客様の活舌が悪いので・・・」なんて言ったら、上司から大目玉食らってしまいます。

そんな時は、電波が悪いせいにしてしまいましょう!

「申し訳ありません、お電話が遠いようでして恐縮ですがもう一度お願いできますか?」

「申し訳ありません、電波の調子が悪いみたいで・・・」

って言いましょう。

電波が悪いせいにして「○○ですか?」と何度も復唱しながら聞き返していました。

過去にえー!?ってくらい滑舌が悪い上に早口の方から電話がかかってきて、聞き取れないことがあったんです。

全く聞き取れなかったので「さしすせその『さ』ですか?」と、一文字ずつ確認しました。

お名前が分かったら「大変申し訳ありませんでした。」ときちんと謝罪もしました。

私の名前を聞き取ってもらえないときがあるので、その時は自ら「なにぬねのの『な』です」とか「名古屋の『な』です」って言い始めます(笑)

失礼でも聞き取れるまで聞いておく方がいいですよ。

聞き取れずそのままにしておく方が、失礼になる可能性もあります。

例えば取り次ぐ上司が不在で折り返し電話をしなければならないとき、名前が曖昧なままだと上司は誰に電話をかければいいか分からずトラブルになりかねません。

もっとも、いくら電波のせいにしたところで5回も10回も聞き直してたら、それはやっぱり失礼ですよね。

なのでそれ以外の対策と合わせ技でこれは使いましょう!

取引先の会社や名前、取引内容をある程度把握しておく

たとえ「電波が悪い」「電話が遠い」と言っても、せいぜい1~2回聞き返すのが精一杯なんてことはよくあります。

それに聞きなれない会社名や名前だと、もう何度聞いても全然聞き取れないなんてことしょっちゅうあります。

だからよくかかってくる取引先会社の情報を、事前に調べて頭にいれておきましょう!

初めて聞くから聞き取れないんであって、なんとなくでも聞き覚えがあれば一部しか聞き取れなくても、誰からかかってきてるのかピンとくることってありますよね。

私は取引先の会社、担当者名、簡単な取引内容をリストにして手元に置いていたこともあります。

ついでに、この人からかかってくるときは、誰に取り次ぐことが多いのかっていうのもメモ。

電話機に電話帳機能がついていて自分でいじれるのであれば、よく電話がかかってくるところは電話に内臓されている電話帳に登録しておくのも手です。

電話をとる前に相手が分かっていれば心の準備ができますよね。

相手の会社名や名前がよく分からないまま取り次いだ場合は、後で「先程の方の会社名と名前とどういう会社か教えてください」と聞きます。

そういうことを聞いておけばまたかかってきたときに、例えば会社名を聞き取れなくても名前が分かれば「○○社の人!」と、出てくるようになります。

電話に出たとき、ゆっくり丁寧に喋ってみる

最後にご紹介するのは、あなた自身の話し方。

職場で電話に出るときって、「お電話ありがとうございます。株式会社○○、××でございます。」のような感じで話し始めますよね?

これをゆっくり丁寧に喋ってみてください。

こっちがゆっくり喋ると、相手も同じスピードで話してくれることって結構あります。

相手が早口で話しかけてきても、意識してスピードを落としましょう。

だんだん先方もゆっくり話し始めます(笑)

それにゆっくり話すと自分の心も落ち着いてくるっていうメリットもあるので、まずは焦らずに話しましょう。

後は明るくハキハキと対応することを心がけて!

声を明るくするだけで印象もよくなります!

相手がこちらのことも覚えてくれることもあり、やはり覚えてもらえたら嬉しいし、スムーズに話も進み取次も行うことができます。


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会社の電話で相手の名前が聞き取れない時の対処法!-さいごに

会社に勤めて何年経とうが、初めて対応する会社名は聞き取れないなんてことよくあります。

なので「私って電話対応できない」なんて思わないでくださいね!

聞き取れないことは恐れず、電話対応に慣れて緊張せず落ち着いて応対する方が大切です。

聞き直すことは失礼ではありませんし、ベテランだって聞き取れず聞き直すことはあります。

何度も繰り返せば必ず慣れますので頑張ってください!

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